活动策划会议议程的方法【成都】

【活动策划会议议程的方法如下】
1）商定会议时间
选择在恰当的时间集会，安排好合适的会议时间，不仅可以体现出组织者的会议意图，同时更能够提高整个会议的效率。因此会议策划在会议召开时间的选择、开会时间的长短方面上是会议策划必须考虑的重要因素，需经过会议多部门、多方面商量、协调后方能确定。一般确定会议召开时间要考虑以下要素：
（1）是否适合会议组织人员完成全部准备工作。由于会议的组织者是整个会议的关键人物，因此活动策划人员在确定会议时间时，必须保证会议的组织者有充分的时间做好开会前的各项准备工作。
（2）是否方便与会人员（尤其是会议的核心人物）参加出席。每一次会议的召开都有其要求必须到会的核心人物，而且只有其他与会者积极参加，才能使会议的目标最终得以顺利实现。会议活动如果该出席的领导不能前来出席，该参与的会员又因这因那而缺三拉四不到会，那这样的会议恐怕只有改期再开了！否则人数不足，开了也只能达成一些无效的共识和决议。因此会议策划人员在会议召开时间方面，应尽量和与会人员进行协调，以确保更多的人能来参加。

（3）会议召开期间的自然因素。例如一些在公共场所举办的露天活动和集会，就要充分考虑到当地季节气候的变化和具体当天的天气变化等因素。组织者应尽量避免在气候多变的季节和地区集会，因为这不仅增加了组织会议的难度，同时也会影响与会者的出席和参加会议的情绪。
2）确定会期的长短
会期是指整个会议所需要的时间的长短。会期主要根据会议议程的多少而定，分半天、一天、三天、五天不等。
“会期适中”是指会期安排能够满足完成所有议程的要求，不拖沓也不紧张；其次还指每次集会应有时间限制，最佳的时间范围是在2个小时内，若超过这个时限，应安排会间休息。一般需要根据以下要素来决定会期的长短。
一是看会议里面的议题有多少。议题较多时，会期安排长些；议题较少时，会期安排短些。特殊会议除外。一般一次会议的议题应当安排适宜，以确保与会人员能够充分讨论和发表意见，同时也确保能够高效率地利用时间解决问题。活动策划人员安排会议的议题有如下技巧。
▲一个主要议题和一两个小议题搭配安排。将相同性质的议题同时提交一次会议讨论。
▲适当准备一些后备议题，以便在会议进展顺利、时间充裕的情况下供会议进一步讨论。
二是看议程的简繁。不同性质的会议有不同的会议程序。议程的繁简也会影响会期的长短，必须纳入考虑范围。
三是考虑松紧适度。会议议程和日程不宜安排得过密过紧，但也不要拖沓散浸，同时还要注意预留一点时间，以应对临时状况或特殊情况。
活动策划公司在与客户商定了会议时间又确定了会期长短后，大会的组织者才便于安排落实具体的会议日程，同时也便于在会议通知中写明，使与会人员能有计划地安排、协调好其间的工作。